Электронная почта остается важным фактором для деловой и личной коммуникации для общения с деловыми партнерами, клиентами или с корпоративными коллегами. Не все почтовые сервисы позволяют решить все эти задачи в необходимом объеме. Могут быть ограничения на объем и количество передаваемых писем, общий размер почтового ящика, отсутствие на сервисе электронных рассылок и проверки писем на спам.
Лучшим решением для всех было бы корпоративный почтовый сервер на своем домене, тем самым организовав персональную или корпоративную почту. Таким образом переписка будет вестись от лица владельца домена или почта становится корпоративной, которую можно использовать для внутренней переписки или для коммуникации с бизнес партнерами.
К недостатку персонального почтового сервера можно отнести высокую сложность и наличие знаний для поднятия сервера, требующие специальные навыки и знания.
К преимуществам можно отнести высокое доверие со стороны корпоративных клиентов.
При выборе корпоративной почтовый системы можно воспользоваться услугами компаний который предоставляют корпоративные почтовые сервера, уже с календарями, задачами, адресными книгами и другими функциями. Развернуть и администрировать готовый корпоративный сервер можно достаточно быстро и легко на разных операционных системах и службами каталогов.
Например, Российский корпоративный почтовый сервер для Linux спроектирован для надежной работы и позволяет реализовать корректную миграцию. Для непрерывного функционирования почты на период перехода у нашего почтового сервиса доступен режим параллельной работы со старым почтовым сервером.
Сейчас многие организации не используют популярные серверы, а делают выбор в пользу создания собственного.
В чём преимущества подобного подхода?
Популярные серверы — это крупные экосистемы digital-пространства с собственными инструментами защиты, но никто на 100% не уверен, что ценные сведения не попадут в чужие руки. Маленьким компаниям, у которых нет ресурсов на создание собственного сервера и обеспечение безопасности данных, проще и разумнее положиться на крупнейших представителей почтовых провайдеров. Их уровня защиты вполне достаточно для безопасного общения с клиентами и документооборота.
В целом, при выборе почтового сервера для организации можно рекомендовать такой подход. Сначала необходимо всесторонне оценить потребности организации в части электронной почты. Решить, нужны ли дополнительные сервисы, типа мгновенного обмена сообщениями, чата и коллективной работы. Исходя из этого функционала, можно выбрать несколько решений, которые могут обеспечить такой функционал. Затем, если в штате нет соответствующего специалиста, необходимо привлечь консультанта, который проведёт более тщательный сравнительный анализ по потребностям организации в рамках её бюджета. И тогда, результирующая картина сама укажет какое конкретное решение выбрать.